Никаких «лягушек на завтрак»: чтобы день прошел продуктивно, начните с того, что по-настоящему любите.
Расхожая рекомендация «съесть» в начале рабочего дня «лягушку» — сделать неприятное дело, которое именно из-за неприязни все время откладывается «на потом» — очень спорная.
Априори предполагается, что работу свою вы не любите, она вас раздражает, но надо смириться — «съесть лягушку» и двигаться дальше. Если это действительно так, лучше подумать о смене дела, а не «завтракать» каждый день «лягушками».
Чтобы быть максимально продуктивным, начинать день нужно с того, что вас заряжает. Когда получен первый результат, поставлена первая галочка в списке завершенных дел, вы довольны собой и входите в состояние «потока» — сверхпродуктивное состояние, когда дела двигаются быстрее, появляются новые идеи.
У ненормированной работы должна быть четкая цель.
У бизнес-тренера Владимира Тарасова есть высказывание о том, что каждый человек выбирает для себя один из двух принципов жизни. Первый: хорошо сейчас — плохо потом. Второй: плохо сейчас — хорошо потом.
Второй принцип как раз про тех, кто работает с утра до ночи, но делает это с конкретной целью — они создают для себя будущее. Дело, которое их вдохновляет, приносит чувство удовольствия от каждого прожитого дня и деньги — индикатор того, что все делается не зря.
Ненормированный день, работа без выходных — в таком «сценарии» нет ничего плохого, если мы говорим о старте бизнеса или конкретного проекта. Как только дело встанет на рельсы, будет достигнута конкретная цель, работа начнет отнимать куда меньше времени. Другой вопрос, если на пятом году жизни компании дело по-прежнему требует присутствия руководителя в режиме 24/7. Как минимум это повод задаться вопросами «Ради чего все это?» и «Сколько еще продлится такой режим?».
Умение отказываться от незавершенных проектов сбережет время, силы и деньги.
В детстве нас учили: нужно обязательно все доводить до конца — скажем, не начинать новую книгу, пока не дочитал предыдущую. При таком подходе человек теряет очень много: тратит время на дела, которые для него уже не актуальны. И это только ради того, чтобы избавиться от терзаний совести. Возьмите на вооружение другой подход: отдавайте приоритет делам, которые вас продвигают и вдохновляют.
Если на горизонте есть более интересный и зажигательный проект, бросайте все и приступайте к нему. Понятно, что речь не идет об отказе от обязательств — финансовых, моральных, а об умении отказываться от тех дел, которые не двигают вас дальше. В современном быстроменяющемся мире умение не завершать проекты — один из самых ценных навыков, сберегающий не только время, но и энергию.
Среди приоритетных дел всегда должны оказываться дела «на будущее».
Нет универсального правила, как стоит расставлять приоритеты среди разных задач. Даже матрица Эйзенхауэра с приоритетами «срочно» и «важно» работает не всегда. Что определенно можно сказать: в копилке приоритетных дел, кроме текущих задач, всегда должны быть дела на перспективу. Да, в них нет большой срочности — «не горит». Но если не сделать их именно сейчас — вы теряете то будущее, о котором мечтали.
Каждый день задавайтесь вопросом: что для себя будущего я сделал сегодня? И удельный вес дел, нацеленных на перспективу, должен быть достаточно большим. Остальное время распределяете между срочными и важными делами, занимаясь тем, что больше всего необходимо на текущий момент.
Рабочий день, спланированный вечером, пройдет более эффективно.
Планирование рабочего дня не с утра, а накануне — вечером, запускает так называемый «эффект Зейгарник». Психолог Блюма Зейгарник открыла удивительную вещь — человеческий мозг хранит начатое, но незаконченное дело в больших деталях, нежели дело уже завершенное. План на следующий день, написанный вечером, посылает нашему мозгу сигнал: над этим надо подумать. И далее все, что происходит вокруг нас, мозг автоматически связывает с поставленными задачами.
Картинка в журнале, песня из радиоприемника, вкус или запах могут быть использованы мозгом как инсайт для того, чтобы реализовать намеченное, хотя прямой, очевидной связи между этими импульсами и задачей может и не быть. Хорошая идея может присниться даже ночью, потому что мозг загружен, он работает.
Детальное видение конечной цели поможет быстрее достигнуть результата.
Ни один бизнес-план не сработает без ясной картинки того, к чему вы идете. Визуализируйте свой путь и результат — куда вы движетесь, что вам это даст, вдохновляет вас этот проект или нет. Если просто составлять план, мозг найдет сто одну причину, почему не нужно идти в эту черную дыру (если нет «картинки» для мозга — это именно черная дыра).
Чем больше такого видения на каждом из этапов, тем яснее путь, тем свободнее вы по нему продвигаетесь. При любом планировании, в первую очередь, нужно увидеть конечную цель, представить во всех красках, и уже после писать пошаговый план — не наоборот. Этот подход ко всему прочему помогает расставить приоритеты среди множества задач так, чтобы они работали на достижение цели.
Решая рабочие задачи, используйте «стратегию велосипедиста».
Различные отвлекающие факторы — «упавшее» в почту письмо, вопрос от сотрудника или коллеги, сообщение в мессенджере — становятся частой причиной (а, возможно, и отговоркой) того, что к намеченному сроку задача не была решена. Избежать этого поможет «стратегия велосипедиста». Занимаясь конкретной задачей — двигаясь как велосипедист из пункта А в пункт В — погрузитесь в нее, живите только ей. Так вы входите в состояние потока, а значит, ваша продуктивность находится на максимуме.
После того как задача решена — написано коммерческое предложение, проведена планерка, окончена беседа и т.д., можно проверить почту и ответить на сообщение в социальной сети. Не стоит вводить искусственные ограничения: проверяю почту каждые три часа. Скорее всего, правило это будет нарушаться — за что вы будете себя корить, и не даст ожидаемого результата.
«Правило двух минут» позволит избежать перегрузки задачами
Это правило системы GTD Дэвида Аллена: если поступила задача, которую вы можете выполнить за две минуты — сделайте это сразу, не откладывая. Удивительно, как это простое правило облегчает жизнь. Если не сделать «быструю» задачу сразу, потребует огромное количество ресурса, чтобы удержать её в памяти, либо время на фиксацию и переключение на эту задачу в будущем. А бонусом к немедленному выполнению двухминутной работы идёт чувство лёгкости.
Чтобы везде успевать, примените систему «обратного отсчета»
Хотите все успевать и не заваливать дедлайн? Используйте планирование «наоборот». Вы находитесь в точке А и вам нужно очутиться к конкретному времени в точке E, а по пути пройти задачи B, C, D? Начните с планирования последнего этапа. Например, вы хотите ровно в шесть уйти с работы, чтобы прекрасно провести вечер в уютном кафе с друзьями. Сколько времени понадобится на последнее запланированное дело, чтобы точно завершить его в шесть? Час? Тогда предыдущую работу нужно завершить в пять и так далее. Очень может быть, что, просмотрев свой график не в привычной последовательности, а двигаясь «наоборот», вы увидите, что времени на все задачи не хватает, и перераспределите приоритеты.
Делать больше, решать максимум задач в течение рабочего дня — и за его пределами — поможет надежная мобильная связь для бизнеса. Линейка корпоративных тарифов мобильного оператора Tele2 учитывает все потребности компании, ее руководителей и сотрудников. Пакеты минут для местных и междугородных звонков, SMS и интернет-трафика, включенные в каждый из пакетных тарифных планов, позволяют отвечать на звонки и сообщения партнеров, клиентов и коллег; в онлайн-режиме оперативно просматривать документы, рабочую почту, принимать решения. Корпоративная связь от Tele2 — это возможность гибко подойти к планированию своего дня. Ведь чтобы контролировать рабочий процесс и участвовать в нем, нужен только смартфон.
Наталья Шварц
